O mercado está mudando constantemente e grande parte da causa disso é a transformação digital.
A chegada da tecnologia nos entrega maior agilidade e velocidade em diversos processos, principalmente no mundo de agências, que já era dinâmico e conhecido pela inovação constante.
O que antes era um conjunto de práticas complexas e trabalhosas, hoje, com o agile marketing, torna-se muito mais acessível.
Mas, como usar as novas tendências do mercado para aumentar a produtividade e rapidez da sua agência na entrega de resultados?
Ainda mais com um mercado cada vez mais exigente e veloz, precisamos nos adaptar a mudanças bruscas e combinar qualidade com velocidade em prazos cada vez menores.
Separamos aqui algumas dicas simples que, implementadas, podem aumentar consideravelmente a produtividade da sua agência.
1 – metas bem estabelecidas e mensuráveis
Por incrível que pareça, muitas empresas ainda acreditam que meta é apenas “aumentar as vendas” ou “dobrar o número de visitas no site”.
Se você quiser melhorar a produtividade da sua agência, precisa saber que não funciona assim, pois desta forma ninguém sabe exatamente o que fazer e qual o seu papel dentro dos objetivos de negócio.
É muito importante seguir o método SMART para definir os objetivos.
- S – Specific (Especifico): Seja o mais específico que conseguir. É sempre bom colocar números.
- M – Measurable (mensurável): Você precisa saber como medir a evolução deste processo para perceber o quão perto está da meta.
- A – Attainable (atingível): Além de mensurável, esses números precisam ser realistas o bastante. Sem metas impossíveis.
- R – Relevant (relevante): Se as metas não fizerem sentido para a empresa, por que fazê-las? Crie metas que gerem a evolução da empresa.
- T – Timely (temporizável): É muito necessário um prazo bem definido.
Por exemplo, em vez de dizer “aumentar as vendas”, faz muito mais sentido “aumentar as vendas em 15% até fim do semestre”.
Ao definir um objetivo que tenha tudo isso, deixe claro o papel de cada membro da equipe na busca por essa meta para que todos entendam sua importância para alcançar o resultado.
Com isso, você terá mais engajamento e mais concentração no que realmente importa.
2 – Promova a melhoria continua dos processos
Primeiro, parta de como seus processos se encontram atualmente. Converse com sua equipe sobre como eles executam cada processo e mapeie os processos e os envolvidos neles.
Agora você pode usar desses dados para determinar o que pode ser melhorado, automatizado e falhas que precisam ser corrigidas. Assim, seus processos serão aperfeiçoados e, consequentemente, o dia a dia na agencia será mais produtivo.
3 – Planejamento e gerenciamento do tempo
Agora que seus objetivos foram bem definidos e seus processos analisados, precisamos falar sobre o tempo.
Ao planejar o tempo que será gasto nas suas tarefas, até as menores, de forma realista, você garante que dará tempo de cumprir tudo de maneira organizada e otimizada.
E essa organização dará a possibilidade de definir prioridades e pensar na dedicação e energia que será necessária para cada tarefa.
Mas não se esqueça que pausas são importantes e necessárias para manter a produtividade da sua agência, então planeje algumas pausas, ok?
4 – Automatize tarefas
A tecnologia está aí para garantir que a gente não precise se preocupar com algumas tarefas repetitivas.
Então pense no que pode ser automatizado e pare de se preocupar com isso.
Por exemplo, você precisa mesmo fazer um relatório todo mês ou até mesmo toda semana para seu cliente?
E se você apenas mandasse um link e ele escolhesse o período e olhasse as métricas quando fosse preciso? Assim, você não precisaria tirar print das métricas e colar num PPT.
As vistas compartilhadas da Keep.i permitem que você envie, com apenas um link, o que seu cliente quer ver e até adicionar seus comentários, assim você não perde 3 ou 4 horas montando relatórios semanais.
Quanto mais processos você conseguir automatizar, mais tempo poderá dedicar para as tarefas complexas que exigem uma atenção especial e realmente trazem resultado para o seu negócio.
5 – Comunicação e motivação da equipe
Não dá para fazer tudo sozinho. É aquele ditado “duas cabeças pensam melhor que uma”. As vezes você está empacado com uma tarefa e reluta em pedir ajuda, mas pense que outras pessoas podem te ajudar a encontrar caminhos que você ainda não tinha pensado.
Também existem tarefas muito trabalhosas que, ao dividi-las, você acaba mais rápido e mantém um padrão de qualidade.
Uma boa comunicação interna aumenta a confiança entre os colaboradores e permite que todos estejam na mesma página, unidos pelo mesmo propósito.
As tarefas são melhores executadas se todos souberem porque estão fazendo aquilo.
Além disso, ofereça incentivos constantes para a sua equipe, ao cumprimento de cada etapa rumo a meta.
Não precisa ser necessariamente um incentivo financeiro, em muitas empresas não há nem um obrigado ao se bater uma grande meta. Oferecer feedbacks e parabenizar sua equipe faz com que ela se mantenha empenhada.
#Plus: Algumas técnicas individuais para aumentar a produtividade
Pomodoro
A técnica se baseia em ciclos de concentração máxima de 25 minutos sem interrupção. Após isso, um descanso de 5 minutos. Ao fim de 4 desses ciclos, mais um descanso de 15 a 20 minutos.
Dependendo da sua atividade e empenho, os períodos produtivos e de descanso podem ser maiores ou menores, o que adapta a técnica à sua necessidade. E é muito simples.
Existem uma série de apps e até mesmo plataformas online que te ajudam a gerenciar esse método, como a TomatoTimer e a The Pomodoro Tracker.
Getting Things Done
A técnica Getting Things Done (GTD) consiste em algumas etapas.
- Capturar: anote tudo que você precisa fazer, tudo mesmo. E livre sua mente desses pensamentos.
- Esclarecer: Classifique por prioridade e urgência. O que der pra fazer em até 3 minutos, faça imediatamente.
- Organizar: Separe as tarefas da forma que preferir. Pode ser por projeto, por recursos, por complexidade, o que ficar mais prático para sua rotina do dia.
- Refletir: reveja tudo que foi definido e faça algumas considerações. Tudo precisa ser feito hoje? Há alguma coisa que você deu atenção demais ou de menos?
- Engajar: Só começar a fazer.
Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é uma matriz de 4 áreas:
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